英語

英文メールは時間がかかる

投稿日:2019年4月26日 更新日:

宛名

海外部門に異動になり初めて英文メールを書いたとき、とても時間がかかったのを今でも覚えています。英語の勉強はしていましたが、英語でメールを書いた経験がなかったので「Mrの後はカンマ?ピリオド?」「苗字?名前?」など全く分かりませんでした。

因みに正解は「Mr. Yamada,」です。Mr (Ms)のすぐ後にピリオド、半角スペースを挟んで苗字、最後にカンマです。親しい仲やアメリカ・イギリス式などいろいろありますが、最初はこれだけ覚えていれば大丈夫です。慣れてきたら徐々にバリエーションを増やしていきましょう。

書き出し

何度かやり取りしている相手でしたら、本文に入る前に一言入れています。「I hope you are doing well.」や休暇で旅行に行ったなど前もって知っていれば「How was your holiday?」などです。

結語

日本でのメールは最後に結語は使いませんが、英文メールの場合は必要です。これは特に難しく考えず「Sincerely yours,」か「Best regards,」を使いましょう。どちらでも構いませんが「Sincerely yours,」の方がよりフォーマルな印象です。

署名

英語でメールを作成する機会が多い方は英語の署名を用意しておくと便利です。
住所は日本語と違い、順番が逆になります。
例、1-2-3 〇〇machi Minato-ku Tokyo 123-4567(郵便番号) Japan
電話番号は日本の国番号+81と最初の0を省いた表記になります。
例、+81-3-1234-5678(電話番号が03-1234-5678の場合)

本文

上記4点はすぐに慣れますが、本文は今でも時間がかかります。こればかりは各々の状況により変わります。例えば「注文書をファイル添付します」はよく使い表現も多くありますが、「I will attach the PO in this email, please confirm it.」など決めてしまっています。こういった表現の蓄積によりスピードも上がっていくと思います。

余談ですが日本語の「メールする」をそのまま「mail」とすると、「郵送する」という意味になってしまいますので気を付けましょう。正しくは「email」です。
同様にカタカナ英語と混同しやすいのが「copyとphotocopy」ですが、シチュエーションにより大概理解してもらえます。「Could you make a copy?」と言っても、「手書きで写す」ではなく「コピー機でコピー」をしてくれると思います。

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  1. […] 昨日の「英文メールは時間がかかる」にて英文メールを書く方法をご紹介しましたが、 このGingerを使うようになってから早く書けるようになりました。以前は気になる文法やスペルがあると都度確認していました。今は取りあえず最後まで書き上げてから、Gingerでチェックしています。 […]

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